Отказное письмо

Отказное письмо (ОП) является официальным документом, который получают в аккредитованном сертификационном центре. Он подтверждает факт того, что продукция не подлежит сертификации или декларации в системе ГОСТ Р или по действующим техрегламентам ТС.

Цель оформления

Отказное письмо выдается на основании добровольного заявления. Его можно заказать для торговли или таможни – содержание разрешений идентично.

С одной стороны, производитель, импортер или реализатор товаров при общении с покупателями и надзорными органами имеет право сослаться на актуальное законодательство и стандарты. С другой стороны, предъявить официальное разрешение намного проще – экономия времени и сил очевидна. Ситуация с прохождением таможни аналогична. Сотрудники службы вправе потребовать сертификат или декларацию на импортируемый товар. Нередко им требуется подтверждение и аргументированный ответ, почему нет разрешений. Доказательством опять же служит отказное письмо, которое причисляется к категории разъяснительных бумаг и носит исключительно справочный (информационный) характер.

Существующие виды документов

Отказные письма о необязательной сертификации бывают нескольких видов. Каждый конкретный документ подтверждает отсутствие необходимости оформлять:

сертификат или ГОСТ Р или ТР ТС (ОП для торговли, подтверждающие принадлежность продукции к определенному типу);
сертификат или декларацию пожарной безопасности;
СГР ЕАЭС (ОП, выданное Роспотребнадзором);
регистрационное удостоверение Министерства здравоохранения (от Росздравнадзора);
фитосанитарный сертификат (от Россельхознадзора).

Как выглядит отказное письмо?

В настоящее время нет унифицированного образца для ОП. Оно составляется в произвольной форме, которая принята в конкретном сертификационном органе, и выдается на фирменном бланке фирмы-заявителя или обычном листе А4. На бумаге прописываются такие сведения, как:

исходящий номер, дата составления;
полное название организации, выдавшей документ, ее реквизиты и контактные данные;
полное наименование компании-заявителя;
текстовое подтверждение об отсутствии необходимости в наличии разрешительных документов на определенную продукцию..

Список товаров, на которые составляется ОП, ограничен. Документ скрепляется подписью ответственного лица с указанием его должности. Бланк заверяется печатью сертификационного органа, свидетельствующей о его подлинности, и фиксируется в журнале исходящих документов.

На какой срок можно получить?

В отказном письме не прописывается срок действия. Легитимность документа определяется периодом до внесения изменений в законодательстве, регламентирующем производство, импорт и реализацию конкретного вида продукции.

ОП необходимо переоформлять, если у компании-заявителя изменились название, юридический адрес или руководитель, поменялась линейка товаров, появились новые позиции.

Правила выдачи

Подготовка отказного письма занимает 1-3 рабочих дня, и этот процесс можно представить в виде нескольких последовательных этапов:

Сбор и предоставление в сертификационный центр пакета документов;
Подготовка специалистами макета ОП и его согласование с заявителем;
Оформление и выдача документа.

Что нужно подготовить для получения ОП?

Отказное письмо выдается любым бизнесменам: частным предпринимателям и юридическим лицам. Владельцем ОП может быть только одно предприятие. Экспертам сертификационного центра необходимо предоставить заявку с подписью гендиректора и печатью фирмы и регистрационные документы на организацию-заявителя (Устав, ИНН, ОГРН, КПП). Также нужно включить в пакет описание продукции, коды ОКПД2 или ТН ВЭД ЕАЭС (при наличии).